SYGNALIŚCI

Przepisy coraz bliżej wejścia w życie

24 czerwca 2024 r. w Dzienniku Ustaw ogłoszono ustawę z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

Ustawa stanowi implementację dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (dyrektywa 2019/1937).

Proces legislacyjny – po wielu modyfikacjach i zmianach – został ostatecznie zakończony. Zasadnicza część ustawy wejdzie w życie 25 września 2024 r.

Rekomendujemy, aby już teraz zapoznać się z głównymi założeniami nowej regulacji oraz odpowiednio wcześniej wdrożyć wymagane przez ustawę rozwiązania.

Istota nowej regulacji – ochrona sygnalistów

• Kim jest sygnalista?

Zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy, sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą.

Przykładowe wyliczenie zawarte w tym przepisie wskazuje, że może być nim np. pracownik, osoba świadcząca pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca, akcjonariusz lub wspólnik, członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, stażysta, wolontariusz, praktykant.

Kluczowym elementem tej definicji jest „kontekst związany z pracą”, przez co – zgodnie z art. 2 pkt 5 ustawy – rozumie się przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy, pełnieniem funkcji lub pełnieniem służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.

Co istotne, jako sygnalistę należy również traktować opisaną powyżej osobę również w przypadku zgłoszenia informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą:

1. przed nawiązaniem stosunku pracy/pełnieniem funkcji/pełnieniem służby lub
2. po ich ustaniu.

• Jakie naruszenia mogą być przedmiotem zgłoszenia?

Przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego dokonanego przez sygnalistę mogą być działania lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące m.in.: korupcji; zamówień publicznych; przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu; bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami; bezpieczeństwa transportu; ochrony środowiska; bezpieczeństwa żywności i pasz; zdrowia i dobrostanu zwierząt; zdrowia publicznego; ochrony konsumentów; ochrony prywatności i danych osobowych.

Co ciekawe, niemalże na ostatniej prostej procesu legislacyjnego, Senat zgłosił do projektu ustawy poprawki, z których najważniejsza polegała na wykreśleniu prawa pracy z katalogu naruszeń prawa mogących być przedmiotem sygnalizacji. Poprawki Senatu zostały uwzględnione.

• Sposoby sygnalizacji naruszeń prawa: zgłoszenie wewnętrzne, zgłoszenie zewnętrzne, ujawnienie publiczne

Ustawa przewiduje, że zasadniczo sygnalizacja naruszeń może przybierać formę:

1. zgłoszenia:

1. wewnętrznego – ustne lub pisemne zgłoszenie wewnątrz organizacji,
2. zewnętrznego – ustne lub pisemne zgłoszenie przekazane na zewnątrz organizacji, tj. do Rzecznika Praw Obywatelskich lub do organu publicznego.

1. ujawnienia publicznego – podanie informacji o naruszeniu do publicznej wiadomości.

• Jakie organizacje są zobowiązane do opracowania procedury zgłoszeń wewnętrznych?

Podmiot prawny (organizacja), na rzecz którego według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób (w przeliczeniu na pełne etaty, niezależnie od podstawy prawnej zatrudnienia), ma obowiązek ustalić wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.

Ustalenie tej procedury wymaga uprzedniej konsultacji z zakładową organizacją związkowa lub przedstawicielami pracowników.

Procedura określa m.in.:

1. wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych; 
2. sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę, 
3. bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, 
4. tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo; 
5. obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, 
6. obowiązek podjęcia działań następczych, 
7. maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, 
8. zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

• Odpowiedzialność za niewdrożenie lub nienależyte wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych

Nieustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych pomimo takiego obowiązku lub ustanowienie w sposób niezgodny z ustawą jest zagrożone karą grzywny.

• Termin na wdrożenie wymogów wynikających z ustawy, w tym na wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych

Zasadnicza część ustawy – w tym w zakresie obowiązku ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych – wejdzie w życie 25 września 2024 r.

Jak możemy pomóc?

Nasz zespół zajmuje się kompleksowym wdrożeniem wymogów wynikających z ustawy.

Przede wszystkim możemy dokonać audytu Państwa organizacji w zakresie potencjalnego ryzyka naruszeń.

Następnie opracujemy kompletną dokumentację, w tym procedurę zgłoszeń wewnętrznych dostosowaną do indywidualnych uwarunkowań Państwa organizacji.

Przeszkolimy Państwa kadrę w zakresie obowiązków, jakie na Państwa organizację nakłada ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

Dodatkowo, w zależności od potrzeb Państwa organizacji, możemy zapewnić Państwu wsparcie merytoryczne w przypadku otrzymania przez Państwa zgłoszenia dotyczącego Państwa organizacji.

W razie pytań jesteśmy do Państwa dyspozycji.

Pozdrawiamy,

Zespół TAAC